La planificación de las tareas así como sus procedimientos de realización, tanto en la época de formación académica como en la actividad profesional, son habilidades muy valoradas por los que dirigen ambos sectores, escuelas, universidades y organizaciones empresariales. Los plazos de entrega y las técnicas de realización de tareas son elementales para el correcto desempeño de las responsabilidades y funciones.
Es evidente, por otra parte, que incurrir en el incumplimiento de estas habilidades básicas no solo afecta al rendimiento y progreso de una persona sino que se ven involucrados los equipos, cuando se trabaja en cooperativo, y en la cadena de trabajo, en la que cada tarea depende de otra.
Las consecuencias pueden ser penalizadas en unos casos y dramáticas en muchos, en especial cuando existe un cliente al que se le ha proporcionado una fecha de finalización del proyecto. El diagrama de Gantt es una técnica que al menos, prevé esas dificultades y ofrece soluciones que permiten no llegar a extremos, en el caso de clientes o los propios trabajadores implicados.
Diagrama de Gantt
Se trata de una herramienta gráfica que está pensada para la organización y gestión de proyectos a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Dentro de él debe quedar expuesto con absoluta claridad:
1. Cuando se inicia la tarea o el proyecto.
2. Cuando termina.
3. Quién realiza cada parte del proyecto.
4. La fecha de inicio y la de finalización de cada parte del proyecto asignada a cada trabajador.
5. Una estimación muy precisa del tiempo que se tarda en acometer cada fase, con la fecha de inicio bien clara.
6. La superposición de las tareas y si hay relación entre ellas.
Sea el siguiente caso práctico: un profesor encarga a sus estudiantes la creación de un Portfolio digital de equipo a través de la creación de un sitio web. Las tareas correspondientes son definición de la estructura del sitio, inserción de un logo y mensaje del propósito, diseño de un índice, definición de contenidos, evaluación y metacognición.
El grupo de trabajo está compuesto por cinco personas. Uno de ellos, el coordinador, administrará y asignará las tareas. Una vez asignadas esas tareas, cada persona sabe lo que tiene que hacer. Cada miembro puede realizar sus tareas sin interferir en la de los compañer@s. Aunque, es conveniente solicitar apoyo y consulta.
Son tareas en paralelo. Sin embargo, la estructura del sitio tiene que estar definida y aprobada por el equipo. Esto significa que un retraso de la persona que diseña la estructura afecta directamente a los demás. Estas interrelaciones y superposiciones, con los tiempos estimados de cada tarea, deben quedar perfectamente reflejadas en el diagrama de Gantt.
¿Qué proporciona un diagrama de Gantt?
Está orientado a la organización interna de un grupo de trabajo o de una empresa. Cada proyecto queda registrado por fases y todos los implicados deben poder acceder a él para ver cuándo comenzar su tarea, qué tiempo tienen para acometerla y, en el caso de que sea necesario, modificar los tiempos, (Cronograma de actividades).
Esta herramienta también permite medir el rendimiento de cada uno de los miembros del grupo, o trabajadores, y extraer conclusiones. Por ejemplo, dónde son más eficaces o en qué puntos del proceso se va a necesitar cambios, apoyos o consultas. Estamos hablando de Interdependencia positiva.
El diagrama de Gantt también pone en juego la motivación del equipo. Se establece que cada persona sabe con exactitud los tiempos y las tareas que le corresponden. Por tanto, podrá adaptar su procedimiento de trabajo al cumplimiento de las mismas. Esto es Responsabilidad Individual.
Para que el equipo salga adelante es necesaria la implicación de sus miembros. Para que los miembros del grupo sean productivos, cooperen y se mantengan conectados a las tareas, es necesario que haya una Interacción cara a cara. Esto se puede utilizar como herramienta para establecer confianza y ayuda entre los miembros del grupo y construir una relación más fuerte y significativa. Hoy día, este es un pilar básico en el liderazgo y coaching que se pide en el actual mercado laboral tan cambiante. El diagrama de Gantt es muy visual, de modo que el responsable de una parte del proceso, al ver que de él o ella depende que otro compañero termine su labor, se empleará a fondo para no entorpecer el flujo de trabajo.
Elementos de un diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una tabla con entradas verticales y horizontales, las primeras reflejan en orden las tareas que han de llevarse a cabo. En las horizontales, las fechas. sirva de ejemplo esta:
Se puede apreciar que cada tarea se representa por colores, y muchas de ellas están solapadas y/o interrelacionadas. Se aprecia el tiempo que requiere cada una, en qué punto del proceso está y se supervisan los plazos.
Las partes que deben hacerse constar, como mínimo, son:
- Fechas. Inicio, fases y finalización del proyecto al completo.
- Qué tareas definen cada fase.
- Quién es responsable de cada una de las tareas.
- Plazos de tiempo previstos para cada fase.
- Tareas solapadas, aquellas que requieren del cumplimiento de la fase anterior.
- Estado de las tareas, es decir, realizar marcaciones de tarea finalizada o en progreso.
Pero ¿Cómo hacer un diagrama de Gantt? Lo ideal es tener un software de gestión de proyectos, (Asana, Smartsheet, Clarizen, Notion, …), en el que se distingan los distintos progresos de los distintos miembros, cuándo podrán comenzar o cuánto le queda al eslabón anterior de la cadena de trabajo para iniciar su parte. Recomiendo Notion y Asana, ambos tienen una versión gratuita para aprender haciendo.
Pero también pueden hacerse cronogramas muy útiles y sencillos con hojas de cálculo de Google. Pueden hacerse tan complejos como se desee a través de la programación con Google Apps Script. He aquí otro ejemplo:
Cómo hacer un diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt lo creó un ingeniero mecánico estadounidense, Henry Gantt, 1910, cuya primera versión fue en soporte papel. Esto se ha mejorado notablemente con los actuales dispositivos electrónicos y su interconexión en red.
A la hora de elaborar un diagrama de Gantt, es necesario conocer todos los elementos que configuran un proyecto y sus plazos de entrega. Por supuesto, han de incluirse empresas externas o subcontratas y sus propios trabajadores. Las partes que hay que incorporar en un diagrama de Gantt son:
- Tareas detalladas. Han de especificarse al máximo sus requisitos, sobre todo, si se incorporan personas o empresas ajenas a la propia.
- Destacar las tareas solapadas y/o interdependientes. Una práctica muy plausible es marcar las tareas que no pueden ejecutarse sin la finalización previa de otra parte del proyecto, o que necesitan realizarse en paralelo.
- Definición de periodos temporales de las tareas. Esto es planificación. Distribuir las tareas en el tiempo de una forma razonable y consensuada.
- Asignación de tareas. Esta parte es crucial para que el equipo se vea autónomo, establezca confianzas entre los miembros y mejore la interdependencia.
Es evidente que el diagrama será una herramienta de trabajo más. Tiene que estar discutido, consensuado y revisado por todos los miembros del equipo. Esto permitirá atenuar las dificultades de no haber tenido en cuenta la complejidad de algunas tareas o la asignación errónea de tiempos.
Ventajas y dificultades de Diagramas de Gantt
Entre sus principales ventajas se pueden destacar:
Visual
Se hace muy fácil de entender los procesos, tareas y tiempos con un simple vistazo. El seguimiento y supervisión de esos elementos es muy sencillo y permite ajustar tareas y tiempos.
Simple
Usando colores, barras de progreso y linealidad gráfica, el diagrama de Gantt es increíblemente intuitivo. Es un valor añadido que se puedan hacer modificaciones según el progreso del proyecto.
Temporalización
Permite establecer periodos de tiempo realistas para cada una de las partes del proyecto, tal es así, que un miembro del equipo responsable de una tarea puede reprogramar antes de ejecutarla. Esto proporciona una gran versatilidad para que cada responsable de tareas pueda organizarse optimizando sus tiempos, pues lo normal es que se trabaje en más de un proyecto simultáneamente.
Comunicación
Todos los miembros del equipo pueden estar informados del estado y progreso en el que se encuentra cada uno de ellos. Para ello las actualizaciones deben ser constantes. Así, todos sabrán en cuestión de segundos el progreso de cada persona y de cada proyecto.
Flexibilidad
¿Cuándo y en qué proyecto no han existido imprevistos, hechos inesperados, nuevos condicionantes, accidentalidad, …? Gracias al diagrama de Gantt, incorporar estos nuevos pasos o tareas al flujo de trabajo es sencillísimo, y de este modo todos los implicados estarán al día de dichos cambios.
Las dificultades que pueden plantearse:
Tipo de Organización empresarial
Una PYME tiene una idiosincrasia muy diferente a una Gran Sociedad. Es fácil entender que se diferencia en el número de trabajadores, en diversidad y número de proyectos, variopintos y múltiples tipos de clientes, etc. Trabajar con diagramas de Gantt no siempre es lo mejor. Algo que tan sencillo, puede convertirse en un esquema más que complejo, difícil de interpretar y que puede dar lugar a equívocos, errores o malas interpretaciones.
Conocimiento del proyecto
Los procesos y los tiempos de ejecución que existen en actividades empresariales pequeñas son muy fáciles de asimilar. Sin embargo, esto no ocurre de igual manera en una corporación muy grande, donde se necesitan periodos de aprendizaje de cada parte del proceso hasta poder elaborar un diagrama de Gantt realista.
Tipo de soporte
Las premuras en las tareas, los incidentes, imprevistos, … hacen que el cronograma pueda ser molesto y un incordio. Los miembros pueden olvidar tareas, hacer seguimientos, actualizar el diagrama, … En estos casos, se recomienda que se entrenen periódicamente a los trabajadores o resolver la situación con un software adecuado.
